仕事でミスが起こってしまった時、みなさんはどのような対応をしているでしょうか？まずはミスが起こってしまった原因を調査し、その原因に基づいて、同じミスが繰り返されないように対策を考えるでしょう。その際、個人でできる対策止まりになってしまっていることはないでしょうか？例えば、自分自身で2回確認を行うようにしたり、ファイル管理の方法を変えたり、自分の中で完結する改善方法も存在すると思います。一方で、さらに視点を広げた際に、他の人にも起こりうるミスなのであれば、その業務フロー自体を見直した方が効果的な場合もあるかもしれません。そこで、今回は同じミスを繰り返さないように、根本的な業務フローの見直しを簡単にできる方法をご紹介します。
Table of Contents
業務フロー図を書いてみよう
みなさんは、自身の業務フローについて始まり終わりまでどのような流れで進んでいくかを明確に把握できているでしょうか？自分がやっているタスクは、それだけで完結するものではなく、プロジェクト全体の中のどこかのパートを担っているはずです。業務フロー図は、業務が発生する始まりから、終わりまでの間に、誰がどのような内容で関わるかを可視化したものです。例えば、Miroのようなオンラインホワイトボードツールが無料で提供している業務フロー図テンプレートなどを活用することで、必要なフォーマットが用意されているため、初めて作る人でも簡単に業務フロー図を書くことができます。また、オンラインで業務フロー図を作成することで、いつでも更新や修正がしやすいこと、チームでの共有が簡単に行えるなどのメリットがあります。
業務フロー図を活用して業務を改善しよう
テンプレートを活用して、業務フロー図を一度書いておくことで、何かミスが起こった時に、どのプロセスでそのミスが起こったのかを素早く確認することができます。また、そのプロセスの前後関係も一目瞭然なため、再発防止の対策として、前後のプロセスで対策が必要な場合も気づくことができます。また、業務フロー全体を把握することで、業務フローの最適化を行うことが可能です。どのプロセスでどのくらいの工数がかかっているのかを把握することで、その業務の改善策を考えることができます。たとえミスが起こったなどのタイミングではなくても、定期的に業務フローを確認することによって、より業務効率を改善することができるのです。
ご自身の業務フローを一度作成し、全体業務の最適化にぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
